投稿：2019/11/04
改訂：2021/10/22
Intercultural C&Cのシッピー・大越 彩です。研修準備サポートブログへようこそ！
研修やプレゼンテーションを準備する時、どこにどれだけ時間を使うかということはどの段階で考えていますか？
全体を作り上げてから、配分したのではうまく行きません！
今回は、時間配分、時間管理について考えていきましょう。
まず最初に全時間（例えば、30分とか、6時間など）のうち、何にどれだけかける必要があるか、かけたいかを考えます。プレゼンのように一方的に話す場合は、自分の話すスピードを把握したり管理すればある程度一定のスピードですすめることができます。一方、研修やワークショップの場合、受講生・聞き手とやり取りが発生します。その場合には、自分で話す部分以上に時間がかかりますので、その点も意識して時間配分をする必要があります。
また、全体の時間が2時間を超えるような研修やワークショップ、勉強会を実施する場合、休憩時間や気分転換のための時間を確保するのを忘れないようにしてください。
さらには、一人でワークシートに書き込むような個人作業の場合より、グループでの意見交換や実習の場合の方が、スタートするまでの時間、実際の作業に要する時間、終了の合図を出してから全員着席し、続きを聞くための準備が整うまでの時間が長くかかります。
これらのことを頭に入れ、時間内に収まるよう配分を考えます。
もし可能であれば、家族や友人に手伝ってもらい、受講者役になってもらって、模擬レッスンを行い、実際に時間を図ることで、どの行動にどれぐらい時間が必要なのかが見えてきますので、一度実施してみることをおすすめします。
可能であれば、事前に「もし時間が足りなくなったら削る場所」と「もし時間が余ったら付け加える話」を準備しておくと安心ですね。
配分が完璧でも、当日に時間管理ができなかったら元も子もないですよね。ですので、時間配分だけでなく、当日の時間管理も同じぐらい重要なポイントです。
まず、時間配分をする時に、スタート時間から換算して『x時xx分にはここに入る』のような目安を作っておきます。「スタートから25分後」のような形だと、時計を見た時に瞬時に時間通りなのか、早すぎるのか遅すぎるのか分かりません。ですので、話をしながら、要所要所で確認ができるように、『x時xx分にどこにいるべきか』を予め明確にしておき、話をしながら進み具合を確認します。
一つの単元で5分遅れたとしても、それが積み重なると30分の遅れにつながる、ということにもなりかねません。30分の差異を最終的に辻褄を合わせるのはとても難しいものです。一方、数分程度の差異であれば、比較的調整しやすいですので、つど調整をして最終的に時間通りに終了させることができるようにします。
『時間通りに終了させることができる』ということは、研修や勉強会を実施する上で考える項目の中では小さいかもしれませんが、もし、できなかった場合、マイナス面の大きなインパクトを残しますので、注意をしましょう。
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