投稿：2020/04/06
改訂：2023/04/10
Intercultural C&Cのシッピー・大越 彩です。研修準備サポートブログへようこそ！
研修でも、オンライン講座でも、プレゼンテーションでも、ただただ話をするだけでなく、プリントやパワーポイントのような文字情報を伝えるツールや、ポインターやリモコンのようなサポートツール、さらには商品サンプルやロールプレイ用小道具など様々なものを、必要に応じて使うことになります。それらのことを総称して補助具と言います。
補助具は研修や講座、プレゼンの効果を高めるものですが、使い方に注意をしないと効果が薄まるどころか逆効果になることもあります。
それぞれの注意点を見ていきましょう。
＜プリント・テキストブック・パワーポイント＞
- 読み物にしない
テキストでもパワーポイントでも、文章をずらずらと書いてしまうと、聞き手の人は話し手の話を聞くのではなく、目の前にある文字を目で追ってしまい、話が耳に入らなくなってしまうことがあります。キーワードだけにする、穴埋め式などにして、聞いていないと完成できないようにする、などの方法があります。
- タイミングを考慮する
プリントのようなものは、事前に配っておくほうが良いのか、使う直前に配ったほうが良いのか、考えましょう。事前に配っておくメリットは、時間が有効に使えることが何より大きいでしょう。一方、使う直前に配るメリットは、不必要なとき、プリントに気が削がれてしまうことを避けることができます（まだ使わないときに目の前にあることで、つい、「これは何だろう。いつ使うんだろう」と気が散ってしまうことも多い）。
パワーポイントはどのタイミングで次のページに行くのかを明確に決め、間違えないようにしましょう。話している途中に次のページに行ってしまうと、新しい情報に意識が向かってしまい、話が耳に入らなくなってしまうことがあります。
- 配布物は書き込みできるようにする
プリントやテキストブックは読むためのものにするより、書き込み式だったり、ノートが取れる場所を確保しておくことで、そのプリントやテキストブックを聞き手が自分のものにすることができ、自分のものにすることができることで、研修や講座のあとにも使ってもらえるチャンスが増えます。
オンライン講座の場合でも、事前に配布物を配っておいて、可能な限りプリントアウトしておいてもらうことで、参加型の講座になります。 デジタル資料も悪くないのですが、あとで見返したり、なにかの時に使ってもらいやすいのはプリントアウトした資料です。
＜ポインター・リモコン＞
- おもちゃにしない
手に何かを持ちながら話をしていると、知らないうちにそれをもてあそんでしまうことがあります。使わないときは机に置くなどして、おもちゃにしてしまわないように注意しましょう。
- 使い方に精通する
レーザーポインターだったり、ポインター機能とスライドショーのページをめくる機能とが一緒になっているものがあったり、部屋の温度や照明、プロジェクターなどを操作できるリモコンがあったりします。特に主催者のものをお借りするようなときには、必ず事前に使い方を確認し、話している途中で焦ることのないようにできる準備をしておきましょう。
＜小道具＞
小道具類は、実習やロールプレイなど学んだことを実際に活用できるかどうか練習するために使ったり、説明をするために見せたりします。なくても絵や図でも代用できますが、実際のものや似たものを触ったり見ることで、より効果的になります。
- 使うまで見せない
商品サンプルや模型、何かわからないけど面白そうなものなどが視覚に入ると、どうしても注意がそちらに行ってしまいます。ですので、話を聞いて欲しいときにはしまえるものであればしまっておいたり、大きいものなら部屋の後ろや外に置いておくなどして、見せないようにします。
- おもちゃにさせない
実際に手に触れることで得る学びはとても大きいです。しかし、興味が高まってしまい、やらなくても良いことをしてしまったり、必要以上に触ってみたりする場合があります。事前にどのように使うかなどを明確にしておき、逸脱した場合にはすぐに指摘できるようにしておくと良いでしょう。
- 使い方を説明する時は、見せ方を工夫する
手のひらサイズのものの使い方を見せるときや、大きなものの部分を見せる時はもちろん、手順を示したり、手の位置・身体の位置などが影響する場合には、どこで見せたら良いのか、どうすれば全員が見やすいかなど工夫しましょう。小さすぎるものや大きすぎるものは写真にしてスライドで写すなどすると見やすくなります。どうすればより見やすくなるかを確認するために、事前に誰かに聞き手役をしてもらいフィードバックがもらえると理想的です。
補助具はスパイスのように、研修や講座、プレゼンテーションを引き立てることができます。でも、使い過ぎや間違った使い方をすると、食事にスパイスを入れすぎた時のように何をやりたかったのかわからなくなってしまいかねません。ぜひ、効果的に使いましょう。
そして、これらの補助具をいつ・どうやって使うか、どんな注意が必要か、という点は事前準備の段階で明確にしておくことで、本番に効果的に補助具を使うことができます。
ここに示した以外の補助具で、どんな注意点があるか、どうすれば良いかなど質問があればお気軽にご連絡ください。
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