Intercultural C&Cのシッピー・大越 彩です。研修準備サポートブログへようこそ！
あけましておめでとうございます。2023年はどのような年にしたいですか？私はここ数年年始に「今年の漢字」を決めています。
2023年は「伸」にしました。ちょっとストレッチな目標を立てたり、背伸びをしてみたり、自分に挑戦したいと考えています。
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さて、ここからは今日の本題です。
普段のお仕事で「緊急案件」や「どうしても急いでしなければならない仕事」 というものは出てきますよね？クライアントのクレームだったり、機械や備品の故障というものから、誰かの急な休み、なんていう場合もあるかもしれません。
残念ながらこれは自分ではコントロールできないですし、事前に準備できるものならしているけれどもできないことも必ずあると思います。そして、このようなケースは『待ったなし』ということが多くあるでしょう。このような仕事を『緊急性の高い仕事』と言います。
一方、会社や社会、様々な人達への影響が大きい仕事や、中長期的な計画を立てること、会社や組織の根幹となるような話というような仕事もあることでしょう。あるいは、会社にとってはそれほど大事ではなくても、自分自身の将来を見据えた準備的な仕事・計画立案というものもあるかもしれません。
このような仕事は多くの場合、時間を取られるし、細切れの時間ではなく、しっかりと時間を確保して腰を落ち着けて取り組みたいものであることが多いかと思います。このようなケースはなかなか成果が明確になりにくく、自分にとっても他人にとっても意識して行う必要が出てくることもあるでしょう。このような仕事を『重要性の高い仕事』と言います。
そして、それらは大きく4つのグループに分けることができます。
①重要性も緊急性も高い
②重要性は低いが緊急性は高い
③重要性は高いが緊急性は低い
④重要性も緊急性も低い
それを図式化したものが下記の図です。
仕事をする時、何を優先的に行うか、という優先順位付けが重要だと言われると思います。その場合、①の重要性も緊急性も高いものは絶対的に優先順位が高い仕事で、逆に④の重要性も緊急性も低いものは最も優先順位が低くて大丈夫な仕事ということになります。
一番困るのが②の重要性は低いけど緊急性が高いものと③の重要性は高いけど、緊急性が低いもののうち、どちらを優先的にするか、ということだと思います。
もちろん時と場合によるとは思いますが、皆さんはどちらを優先させることが多いでしょう？
『さあ、来期の計画を立てるぞ！』と腕まくりをしたところで『クライアントから急ぎの電話が入り、今から現場に急行してほしいとの依頼が来た』となった場合、来期の計画は③に当たり、クライアント対応は②です。
おそらく、多くの場合、②をしてから③に取り掛かる、つまり②の緊急案件を優先させる、ということが多いのではないでしょうか？一方、クライアント対応を終わって戻ってきたら、また別の緊急案件である、『今日が期限の提出書類作成』があることを思い出したり、『部下から相談を持ちかけられたり』という様々な②案件が次々と起こることもあるでしょう。
そのように、日々、『②の仕事がたくさん来る』という状況にいる場合、気がついたら③の重要案件を何日も手を付けていなかった、というようなこともありえます。本当は時間をかけてじっくり考えたかった来期の計画が気がついたら①の枠に入る状況（つまり、重要かつ緊急）になる、ということになり、期待したほど丁寧に時間をかけることができない、ということも起こりうるでしょう。
また、よく聞くのが「自分のキャリアアップや将来について考えたいのに、なかなか手を付けられない」というお話です。これも③に当たりますよね。特にこの案件は期限がないため、何週間も、何ヶ月も手を付けない、ということがよくあります。下手すると気づいたら何もせずに一年間経ってしまった、ということも耳にします。
つまり、③の仕事は自分で強い意志を持って取り組まない限り、①になるまで取り組まないか、いつまで経っても取り組まない、という状況に陥る可能性があるのです。言い換えると、③には意識して取り組む必要がある、ということです。
皆さんの『やるべきことリスト』には③の重要案件がどのくらいありますか？③の段階で（①になったり、何ヶ月も放置する前に）手を付けられていますか？ずっとリストに居座っているものはありませんか？
重要案件に手を付けられていない、という方は一緒に対応を考えてみませんか？新しい年です、重要案件にどう取り組むか考えるには最善の時です。
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